L’intégration : une étape clé de la réussite de nos nouvelles recrues !

En interne, Marie-Hélène informe le service informatique pour qu’il créé une adresse email, ouvre une session à son nom et, le cas échéant, prépare l’ordinateur et le téléphone mobile de la nouvelle recrue.

Dans le même temps, les services Hygiène-Santé-Sécurité et le poste de garde sont également prévenus. Notre infirmière du travail le recevra tandis que notre assistante sécurité fera le nécessaire pour envoyer la pré-formation sécurité. Dans cet email d’information, Marie-Hélène prend soin d’indiquer le poste occupé, l’équipe que la nouvelle recrue rejoint et qui est son Manager.

Quelques jours avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur, Marie-Hélène lui envoie un message pour lui rappeler l’adresse de l’usine, l’heure à laquelle il est attendu et la personne qui le recevra le jour J.

La veille de l’arrivée, le Manager prévient son équipe et s’assure que tout est prêt pour l’accueillir : vestiaire, bureau, équipements, vêtements de travail…

Pour nous, ces préparatifs sont importants pour que le Jour J, tout se passe bien et que notre nouveau collègue se sente attendu.

à son arrivée, le nouveau collaborateur est généralement reçu par la personne du Pôle recrutement qui lui a fait passer l’entretien : Laurence ou Aurélie. Elles font un point administratif pour clarifier les informations « légales » (pose de congés payés, mutuelle, convention collective, règlement intérieur…) et fournissent le Kit d’intégration, composé de :

un livret d’accueil contenant les informations pratiques à connaître (charte de Droit à la déconnexion, règles de sécurisation de l’information, plan de l’usine, liste des Instances Représentatives du Personnel, où trouver l’organigramme, le trombinoscope, l’annuaire téléphonique…)
le processus d’intégration avec les différents rendez-vous programmés
un Welcome Pack contenant quelques cadeaux (mug, stylo, clé USB, bloc notes personnalisés…)
Le premier jour est booké dans l’agenda du Manager. Il est disponible pour le présenter à son équipe et aux personnes avec lesquelles il sera amené à travailler en étroite collaboration. Si ce n’est pas déjà fait lors du processus de recrutement, le Manager ou un collègue fait visiter l’usine et les bureaux. Ils font un point « outil » pour expliquer le fonctionnement du service : messagerie, où enregistrer les fichiers, fonctionnement de notre réseau social interne, us et coutumes du service, réunions hebdomadaires…

Le premier jour a pour but de donner à la nouvelle recrue toutes les informations dont il a besoin pour bien prendre ses marques.

L’agenda du nouveau collaborateur est bien rempli le premier mois. Il alterne des moments à son poste et des RDV ou réunions pour apprendre le fonctionnement de notre entreprise.

Dans l’idéal, ces RDV et réunions sont regroupées avec toutes les nouvelles recrues du mois, pour faciliter l’immersion et ne pas sur-solliciter les collègues qui animent ces réunions.

Ces moments d’échanges sont cruciaux pour nous car ils permettent d’informer les nouveaux de nos projets, de leur présenter l’histoire de notre entreprise, notre organisation mais aussi nos services clés et leurs défis. C’est un moyen de partager notre culture d’entreprise et nos valeurs. Pour les nouveaux, ce sont autant d’occasions de poser des questions, de comprendre le rôle de chacun dans l’entreprise. Et aussi, de se familiariser avec le jargon de l’entreprise ! Pour cela, un lexique leur est remis à l’issue de la présentation de l’entreprise.

Comme l’équipe grandit, c’est aussi important d’en informer tous les salariés. Ainsi, un entretien est prévu avec le service communication pour que chaque nouveau puisse se présenter : qui il est, quel poste il va occuper, quel est son parcours, ses loisirs… Ce moment de dialogue donne lieu à une interview diffusée sur notre réseau social interne. Et permet aux salariés en poste d’aborder plus simplement le nouvel arrivant.

Un rendez-vous avec le Pôle Recrutement est organisé à mi-période d’essai pour recueillir les ressentis, les points de blocage éventuels et les satisfactions de notre nouveau collègue et de son manager. C’est pour nous, l’occasion de valider que tout se passe bien, que le collaborateur est bien intégré, qu’il a bien compris le fonctionnement de l’entreprise et que tout est clair au niveau de ses missions.

Un peu avant la fin de sa période d’essai, un autre rendez-vous est fixé. Celui de la validation de la période d’essai. C’est le moment attendu du rapport d’étonnement : l’occasion pour la nouvelle recrue de faire un point sur son parcours d’intégration, de confirmer qu’il se sent bien dans son poste. Et pour nous, de confirmer que nous poursuivons la collaboration avec lui !

Notre rapport d’étonnement est aussi un outil pour évaluer notre processus d’intégration et pour y apporter des actions d’amélioration !

Nous nous réjouissons d’obtenir une note de 18,5 /20. Un grand merci à notre Pôle Recrutement et à tous les collègues qui accueillent nos nouvelles recrues. Cette note illustre notre sens de l’accueil et souligne la qualité de notre parcours d’intégration !